Sua empresa já possui POPs? Você sabe como os POPs podem impactar diretamente nos resultados da empresa? Caso não, leia até o final para entender sua importância e como implementar ao seu negócio.
O POP (procedimento operacional padrão) surgiu por volta da década de 40, no intuito de organizar as atividades repetitivas realizadas em uma empresa, definindo itens como tempo de execução, materiais e ferramentas necessárias, membros fundamentais para a realização de acordo com a função, passo a passo e outros. De forma bastante resumida, um POP determina o que, como, por quem e quando deve ser feito aquilo que ele descreve.
O principal objetivo do procedimento operacional padrão é tornar possível a realização das tarefas e operações corretamente, sempre da mesma forma e respeitando um padrão, pré-determinado, de qualidade. Ao implementar um POP, você precisa pensar em cada detalhe de modo a maximizar resultados e reduzir desperdícios, deixando as instruções da forma mais clara possível para que qualquer funcionário daquela função possa segui-las sem qualquer dúvida. Os principais benefícios que o POP deve trazer são: redução de erros e resultados de baixa qualidade; evitar superprodução (produção acima da quantidade necessária); minimização do tempo de inatividade ou tempo de espera; designar a quantidade exata necessária de funcionários ou força de trabalho para cada atividade; diminuição em distâncias e movimentos desnecessários e melhor gerenciamento de armazenamento.
Outro ponto que vale ressaltar é a praticidade na contratação e treinamento de novos membros quando se possui todos os processos padronizados, pois os treinamentos serão baseados nos POP’s e os funcionários terão a ferramenta sempre ali disponível para qualquer eventual dúvida. O que diminui o tempo desperdiçado utilizado para o novo membro se adequar aos padrões da equipe.
Essa ferramenta de padronização possui uma importância extra quando falamos da gestão de processos. Isso porque em território nacional possuímos órgãos reguladores que exigem padrões a serem seguidos no desempenho de tarefas e operações de produção, para garantia de qualidade, conformidade e demais aspectos que impactam diretamente os consumidores como um todo.
Desta forma, o mercado em um geral irá praticar procedimentos padrões a fim de se enquadrar nas obrigatoriedades. Pensando nisso, é extremamente importante que seu negócio também adote POP’s generalistas e crie outros internos. Estar atento a inovações de mercado é fundamental, pois estão sempre buscando formas de realizar o trabalho de formas mais automáticas e eficiente todos os dias, por isso é necessário revisar constantemente a lista de rotinas e atualizar o documento, diante de qualquer necessidade de alteração com o intuito de se aprimorar cada vez mais. Ao utilizar um procedimento desatualizado, a empresa continua executando as falhas que foram encontradas pela qualidade e deixa de aproveitar as melhorias padronizadas, gerando grandes prejuízos para a organização.
Mas afinal o que é necessário para a criação dos POPs? Em geral, todo procedimento operacional padrão deve conter informações como: nome e objetivo do procedimento; responsável pela criação do POP; local de aplicação; lista de membros necessários especificando o cargo/função; lista de materiais e ferramentas necessárias; descrição das siglas (caso houver); passo a passo da tarefa (detalhado por etapas, sequência de realização e responsáveis pela execução) e histórico de revisão. O ideal é deixar o POP o mais visual possível, com a estruturação de fluxogramas e gráficos.
Agora que sabe a importância do POP e como ele é fundamental para o crescimento da sua empresa, o que falta para começar a implantá-lo? Gostaria de informar que nós da Núcleo Consultoria Jr podemos estar junto com você nessa mudança, realizamos esse e outros vários serviços com o maior zelo e comprometimento com os clientes, venha conferir em nosso site!
