As ferramentas de gestão têm sido cada vez mais úteis para desafogar o acúmulo de trabalho dos gerentes de projeto. Algumas, podemos dizer sem sombra de dúvida, são essenciais para tornar a gestão mais eficiente e dinâmica. Neste artigo iremos abordar o que é e qual a importância desse assunto.
As ferramentas de gestão de projetos são recursos, normalmente softwares ou metodologias, que servem como um auxiliar dos gerentes de projetos ou da equipe, e até outros de tipos de profissionais, a organizar o trabalho e gerenciar os projetos e as tarefas.
Podem ser usadas em todos os tipos de negócios, desde pequenas empresas à grandes multinacionais, com o objetivo importante de auxiliar gerentes em seus processos e responsabilidades, otimizando seu trabalho e fornecendo apoio no gerenciamento de suas equipes.
Além disso, essas ferramentas são extremamente úteis para permitir a comunicação da equipe e colaborar em todo o ciclo de vida do projeto.
QUAIS AS PRINCIPAIS FERRAMENTAS E METODOLOGIAS DE GESTÃO?
Entre as principais vamos conhecer as mais usadas no meio empresarial e saber para que serve cada uma:
Ciclo PDCA - Também conhecido como Ciclo de Deming, é uma ferramenta de gestão voltada para processos de melhoria contínua. Formado por um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Tem o intuito de ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas conseqüências. É uma metodologia bastante conhecida, implementada na TOYOTA.
Analise de SWOT - É uma sigla em inglês que representa as palavras Strenghts (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Essa é uma técnica administrativa utilizada para explorar e definir diversos aspectos de um produto ou projeto. É uma das mais famosas metodologias implementadas em toda a rede do MC Donald’s.
As ferramentas de gestão de qualidade são parte do processos, mas existem outras, por exemplo, dedicadas ao planejamento, para, evidentemente, planejar e delegar. Algumas oferecem em um só lugar a possibilidade de visualizar tarefas, subtarefas, relatórios, cronogramas, templates e fluxos. Uma delas é a 5W2H ou o PM Canvas.
PM Canvas - Essa ferramenta permite planejar, executar e gerir projetos. Tudo é feito em uma reunião de 2 horas que vai gerar um documento de uma única página, observando todas as necessidades do projeto, desde o escopo, recursos financeiros e humanos, comunicação, riscos e premissas, cronograma, etc. Isso vai gerar um índice de 16% de sucesso no projeto que passou por essa metodologia de treinamento. Mas caso queiram garantir ainda mais percentuais ao índice de sucesso, eu sugiro o método criado por mim, o PM Visual, que vai “explodir” (esmiuçar) cada uma dessas áreas em uma reunião de apenas 1 dia, ou seja, 8 horas de trabalho.
5W2H - Essa metodologia de planejamento surgiu no Japão, com a finalidade de facilitar qualquer demanda. O 5W nada mais é que: What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). Assim os gerentes de projetos e a equipe, respondendo a essas perguntas vão entender e ter ciência de toda a sua participação dentro do projeto, porque assim terão mais controle sobre as atividades.
VANTAGENS DO USO DE FERRAMENTAS DE GESTÃO
Muitos benefícios podem ser adquiridos com o uso de ferramentas de gestão, dentre eles destacam-se:
Informações mais exatas e acessíveis;
Melhorar a análise de dados e o planejamento de soluções;
Facilitação e acesso a documentos e relatórios;
Maior controle sobre os pedidos e informações dos clientes.
Além disso, usando essas ferramentas o gestor conseguirá se organizar para ter o controle de todos os processos da empresa, conferir a qualidade de seus produtos e serviços, acompanhar todos os colaboradores da sua equipe, bem como ter tempo para buscar inovação e criatividade.
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